얼마 전, 모 프랜차이즈의 경영아카데미에서 관리자 교육을 한 적이 있었다. 미용기술이 있고 직접 시술을 하는 관리자, 메이크업 전공 관리자, 미용기술과는 무관한 일반 관리자, 미용을 하다가 이제는 중단하고 관리자로 돌아선 미용인 등 각기 경력이 달랐는데 미용실에서 자신들이 무엇을 해야 할지 모르는 관리자가 상당수 있었다.

 대개는 업소의 정리정돈 및 청소를 시키거나 고객의 연결, 판촉활동, 심부름, 물품구입, 제품의 주문, 경영자의 지시사항의 하달 등을 할 뿐이었다. 자발적으로 알아서 해야 할 일의 영역이 적었다는 의미이다. 한마디로 관리자는 곧 경영자이다. 그러기에 역할의 중요성은 강조할 필요가 없다.
 다만 책임에 대한 부분만큼 직무에 따른 권한의 부여가 필요한데 경영자의 고민은 관리자의 능력에 있다는 것이다.
 관리에 대한 개념이 부족하고 단순 업무만을 처리하고 있는데 중요한 권한을 줄 수는 없지 않은가? 물론 시간이 흐르면 경력이 쌓이기에 미용실에서의 업무의 흐름을 어느 정도는 알게 되고 리더십을 갖추기도 한다. 그러나 급박한 경쟁의 소용돌이 속에서 살아가는 이 시대에는 그럴 수만은 없다.
 조금 더 체계적인 지식을 갖추고, 책임을 질줄 아는 관리자가 되어야한다. 더불어, 경영자를 대신하여 미용실에서 발생하는 모든 상황에 대하여 책임을 지고 처리할 수 있어야한다. 왜냐하면 능력이 있는 관리자에게는 경영자의 업무 권한대행이라는 직무가 따르기 때문이다.

 경영이라는 것은 사람을 관리하는 일이기 때문에 좋은 관리자가 있고 없고는 그 미용실이 경영을 하고 있느냐 아니면 1인(원장님)체제 중심으로 업소가 운영되고 있느냐를 구분 지을 수가 있게 되는 것이다. 경영에 있어서 가장 중요한 위치중의 하나인 매니저의 양성은 지속적으로 이루어져야 하기에 관리자의 업무지침에 대한 참고사항으로 3개월에 걸쳐 간략하게 실어본다. 미용실의 관리자라면 파악하여 회의 시에 발표하고, 조직원을 바로 이끌고, 경영자에게 보고해야할 내용들로 아직도 본인의 업무가 무엇인지, 알아야할 업무가 무엇인지 모르고 있다면 참고하여 자신의 것으로 만들 필요가 있을 것이다.

 이 부분만이라도 어느 정도 알고, 분석하고, 계획하고, 일을 추진해 나가고, 조직원들을 이끌어 나간다면 제법 일을 할 줄 아는 관리자로 평가될 것이다.

<관리자 업무 지침서>

(1) 교육 - 가장 중요한 부분으로 교육에 대한 부분만 잘 해 주어도 역할은 상당하다.

* 미용실 자체적으로 시행하는 교육과 외부교육에 대한 매월의 교육일정(익월 교육일정표)을 작성하여 체계적으로 교육에 대한 부분을 관리할 수 있도록 한다.

* 모든 교육의 참석 후 받는 보고서(교육생)는 조직원들이 받은 교육에 대하여 더욱 정확히 알게 하는 효과가 있다.

* 미용실 자체 강사의 직원 교육을 실시하고 교육평가 보고서(강사-테스트 결과 보고서)를 철저하게 실시한다. CDP(경력관리 프로그램)를 운영하고 조직원들의 승급과 비전을 제시하기 위해서는 필수적인 요소이다.

* 매월 전 조직원을 대상으로 희망하는 교육에 대한 설문 조사를 실시하여 미용실이 추진하는 교육 외에도 스스로가 목말라 하는 교육에 대하여 확인하고 되도록 이 부분만큼은 먼저 보충을 해주도록 한다.

* 전 조직원에 대한 개인별 교육진행 상황을 체크한다. 이는 등급 분류<경력관리>의 기초가 되는데 등급에 맞는 기간 동안 받아야할 교육을 이수했는지, 받지 못한 교육이 있는지, 테스트를 통한 능력을 갖추고 승급의 필요성이 있는지를 파악하게 된다.

* 직원별 브리핑 일정표(강사훈련)를 작성하여 조직원들의 능력을 극대화시킨다. 교육을 받기만 하다가 앞에 서서 자신이 받은 교육을 발표하게 한다. 그 준비과정에서 교육의 효과는 배가되고 발표능력의 향상은 강사화의 첩경이자 리더화 훈련이 된다. 자신이 발표하고, 가르치고, 교육 안을 준비하고 하는 일들은 능력 있는 미용인을 만들어 가는 과정이 된다.

* 관리자는 외부교육 및 세미나 일정을 꼼꼼히 파악하여 조직원들에게 각자에게 필요한 부분을 연결시켜 주어야한다. 자체적인 교육만으로는 부족함이 분명히 있을 것이다. 또한 외부강사의 초청교육이나 외부시행 교육의 참여는 자칫 식상할 수 있는 조직원들의 교육에 대한 열정에 신선함을 주게 될 것이다.

(2) 시설 관리

* 집에서 생활하면서도 우리는 체크해야할 일상적인 일들이 발생한다. 전기, 상(하)수도, 사용하는 가전제품이나 기기들, 낡아지는 부분들을 새로 칠하고 못질하기도 하고, 봄이 되면 새 봄맞이 집 단장을 하는 등등의 일들이 발생한다. 마찬가지로 아름다움을 창조하는 곳인 우리들의 미용실, 고객이 방문하여 최상의 서비스를 받는 곳인 미용실이야 더더욱 말할 것 없다. 너무 일상적이어서 한편으로는 소홀할 수 있게 되기도 한다.
 3년 정도만 되어도 이제는 인테리어의 변화를 필요로 하게 되기도 하는 곳이다. 더불어서 꼼꼼한 시설관리는 반드시 따라야할 일이다. 일, 주, 월, 분기, 반기, 년별 기구 점검표를 통한 세심한 관리 매뉴얼을 작성하고 실천하라.

* 모든 사용 기기에는 점검일지 및 점검 표 작성하여 정기적인 점검현황을 보고한다.

* 미용실에서 1년만 넘으면 A/S를 받아야 할 것들이 발생하기 시작한다. A/S 일지의 관리로 차후 위급 사항을 대비하고 소모적인 예산을 줄일 수 있도록 한다.

* 항상 고장이나 사고 등을 대비할 필요가 있다. 자주 발생되는 일이 아니라고 소홀하다보면 하루의 영업을 망칠 수 있기도 하다. 비상연락처 현황파악(A/S및 거래처 파악)에 철저하면 자칫 발생할 수 있는 큰 손해를 방지할 수 있다.

* 비상(정전, 단수, 하수 막힘, 주요 기기의 고장 등)시 대처사항 숙지(문서화)하여 간혹 발생할 수 있는 사고에 대처할 수 있는 능력은 관리자가 갖춰야할 항목 중 하나임을 명심해야 한다.

* 물품 구입 및 폐품처리 등의 업무는 신진대사를 원활히 하는 것과 같다.

* 매장 디스플레이를 통하여 매월 POP를 교체하고 분기별, 혹은 계절별로 변화시킬 필요가 있다. 한편으로는 재능이 필요한 부분일지 모르나 중요한 것은 조직원들의 의식이 내가 근무하는 미용실을 내 손으로, 아름답게 만들겠다 라는 생각이 있는가 하는 것이다.

(3) 제품 관리

* 미용실의 예, 결산에 큰 몫을 차지하는 부분이다. 미용실에서 만들어 내는 매출의 원가의 한 부분 이기도한 제품에 대한 관리는 철저해야 할 부분 중의 하나인 것으로 소중히 다루어지고 있을 것이다. 관리자는 우선은 제품의 단가를 파악하고 있어야 한다.

* 제품 사용현황을 파악해야 한다.

* 인원별 제품 사용현황(인원별 제품비 현황)으로 매출원가를 산정 할 수 있어야한다.

* 제품에 관한 절약 및 사용계획은 필수.

* 제품관리 현황 표 작성(제품별)

* 거래처별 제품 결재현황(전체적인 제품비를 파악하는 것은 예산을 세울 수 있게 하고 관리자가 매월 치러야할 업무 중의 하나이다.)

* 주문일지(거래장부)

* 기본 확보수량을 파악하여 부족한 관계로 시급하게 주문하는 일은 없도록 한다.

(4) 위생 관리

* 시설에 관련된 부분과 조직원의 건강과 직결되는 부분을 병행하여 관리하는데 매월의 대청소 계획표를 작성하여 운영한다.

* 청소담당구역을 설정하여 조직원 개개인에 책임을 지운다. 자칫 불만사항이 발생되는 부분으로 세심한 주의가 필요하다.

* 정리정돈과 청결유지는 고객을 맞이하기 위하여 당연히 매일매일 실시하는 부분으로 하루도 소홀할 수 없는 부분이다.

* 개인위생 점검표를 통하여 미용실의 제1의 고객이기도 한 조직원들이 아픈 사람은 없는지를 확인하고 고객의 관점에서 청결하고 깔끔해 보이도록 준비를 하였는지 헤어스타일, 메이크업, 유니폼과 에이프런의 청결상태, 명찰 착용여부, 규정복장 착용여부, 규정된 슈즈의 착용 등을 점검하고, 자칫 약에 의한 손의 손상은 없는지를 확인한다. 건강점검은 반드시 신경을 써서 조직원들의 고충을 알아야한다.

* 재고파악(타올, 가운, 유니폼, 드라이보, 어깨보, 커트보, 머리띠, 전기캡, 비닐캡 등)은 월1회 실시한다. 적정기간내의 교환도 잊지 말아야 할 부분이다.

* 외주로 세탁을 한다면 세탁물에 대한 현황표(외주 시) 작성도 관리할 부분이다. ------다음편으로 계속.

<다음에는 (5)홍보 및 판촉 (6)매출현황 파악 (7)고객내방현황(고객관리) (8)인사 관리(인사발령 및 승급관리, 직원평가서) (9)회의결과 보고 (10)손익계산서 작성 (11)휴무표 작성 (12)개점 &폐점체크 (13)외부 환경 조사 (14)기타업무 등의 내용으로 이어집니다.> 

(주)미용마케팅 연구소장
비너세움 사관학교 교장
대표 박창준
http://www.hairang.co.kr
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