급변하는 경제사회에서 빠르고 정확한 의사결정능력이 절실히 요구되고 있다. 이러한 현실에서 의사결정을 위한 커뮤니케이션의 구심점을 만드는 것이 회의라고 할 수 있다. 회의는 크게 아이디어 및 정보를 취합하는 의사결정과정과 의사결정내용의 원활한 전달 및 교육을 위한 커뮤니케이션과정으로 나눌 수 있다. 
1. 의사결정을 위한 회의진행법
회의진행 요령은 회의준비(Plan:계획), 회의진행(Do:실행), 정리/보고(See:평가)단계로 진행한다. 즉, PDC cycle에 의해 회의한다. 회의준비(Plan) -회의의 목적을 정하고 이를 달성하기 위하여 계획을 세우는 단계
Ⅰ. 회의안건의 기획
1. 회의를 하는 목적이 무엇인가를 명확하게 정한다. –회의가 끝날 때 얻고자 하는 것이 무엇인가를 생각한다.
2. 누가 회의에 참석해야 할 필요가 있는지의 여부를 결정한다. –회의 주제에 관한 전문가, 핵심의사결정자, 회의 결과에 따라 직접 영향을 받게 될 사람 등이 참석해야 할 대상이다.
3. 회의항목과 시간을 정한다. –중요성, 긴급성, 논리적 순서 등에 따라서 항목리스트를 작성한다.
Ⅱ. 참가자에 대한 준비
1. 주요 참가자들에게 참석을 의뢰하고, 참석 여부를 확인한다.
–게시판에 공지하는 정도로 그칠 경우 꼭 참석해야만 하는 중요한 사람이 빠질 수도 있고 회의는 공전을 거듭하게 될 우려가 있다.
2. 회의내용과 시간, 장소 등을 미리 알린다.
–참가자들이 스케줄을 조정하거나 준비된 모습으로 회의에 올 수 있도록 한다.
3. 사전에 자료를 참가자들에게 배부한다.
–사전에 안건에 대해 미리 생각해 올 수 있고 관련된 자료를 수집할 수 있다. 안건에 대해 미리 생각해 올 것을 다시 한번 주지시킬 수 있다.
Ⅲ. 회의장 점검
-회의 장소를 사전에 예약(시간)하고 기자재 및 좌석 배치 등을 점검한다.
회의진행(Do) 회의는 진행과정을 통하여 의견이 모아지고, 이때 문제의 실마리가 풀어지며, 앞으로 나아갈 방향이 여러 사람의 참여 속에 결정되어 합의에 도달하게 된다.
Ⅰ. 회의 분위기를 조성하는 방법
1. 라포(Rapport:관계)를 형성한다.
–상대방의 의견을 받아들이고 회의의 목적에 부합하기 위해 서로 의견을 충분히 낼 수 있는 신뢰관계를 형성해야 한다. (마음 열기- 자기소개, 최신뉴스 등)
2. 회의의 안건과 진행 계획을 공유한다.
-약 3~4분간의 시간을 할애해서 회의에 초점을 잘 맞추게 한다. 이 때 회의의 목적, 회의가 열리게 된 배경, 참가자 소개, 의제 검토, 진행절차를 공유하게 한다.
Ⅱ. 회의를 리드하는 방법
1. 정시에 시작한다.
–정시에 시작하는 것은 회의가 지지부진하게 진행되는 것을 방지할 수 있고 정시에 마칠 수 있게 한다.
2. 서기(기록할 사람)을 정한다.
–회의를 통해 토의된 내용이라 할 지라고 서로 다르게 이해하는 경우가 있으므로 이러한 부분을 최소화 시키기 위하여 객관성을 유지할 수 있도록 서기로 하여금 회의내용을 기록하도록 한다.
3. 회의 참가자들에게 적극적으로 참여하도록 한다.
–소극적이거나 내향적인 사람들도 자신의 의견을 잘 표출할 수 있도록 질문 등의 방법으로 회의에 참여하도록 한다.
4. 회의가 방향을 잃지 안도록 적절히 대응한다.
–회의가 일방적인 소수의 의견에 따라 한 곳으로 이끌릴 수 있으므로 목소리 큰 사람이 방향을 리드해 갈 때 회의 리더는 개방적인 자세를 가지고 목적에 부합되는 방향으로 조율해 나가야 한다.
회의내용정리(Do) 재확인 과정을 통해 다른 의견을 가졌던 사람도 합의 내용에 대해 다시 한번 이해하고 잘 못 이해된 부분이 있다면 바로 잡을 수 있다.
Ⅰ. 회의 내용 정리 방법
1. 회의에서 합의한 내용에 대해 재확인한다.
–재확인 과정을 통해 다른 의견을 가졌던 사람도 합의 내용에 대해 다시 한번 이해하고, 잘 못 이해된 부분이 있다면 바로 잡을 수 있다.
2. 회의결론에 의한 실행계획을 세운다.
3. 다음회의 일정에 대해 의논한다.
–추진 일정 계획에 따라 다음 회의 일정이 필요할 경우, 시간과 장소 등을 정한다.
4. 정해진 시간 내에 끝마친다.
–회의 참가자들의 다음 업무에 영향을 받지 않아야 한다.
Ⅱ. 회의 평가/보고 회의 평가 과정을 통해서 다음 회의에 대한 개선점을 찾아낼 수 있고 잘 된 부분을 강화시켜 나갈 수 있다.
Ⅱ-1. 회의 전반에 대한 평가
1. 참가자들이 의견과 아이디어를 자유롭게 표현할 수 있었는가?
–회의 참가자들이 안건에 대해 얼마만큼의 문제의식을 가지고 회의에 임했는지, 해결 하고자 하는 열망이 얼마나 큰지 그 여부를 알 수 있는 척도가 된다.
2. 참가자들이 서로의 의견을 경청하였는가?
–자신의 의견만 고집하지 않고 타인의 의견을 존중하며 문제에 접근해 갔는지 알 수 있다.
3. 참가자들이 집단의 결정에 만족하는가? –충분한 토의 과정을 거쳐 결정되었는지의 여부를 알 수 있다. 4. 참가자들이 주제에서 벗어나지 않고 계획된 시간에 종료하였는가?
5. 리더, 참가자들이 회의에 대해 사전에 충분히 준비하였는가?
Ⅱ-2. 회의 리더 자신에 대한 평가
1. 참가자들은 적절하게 정했는가?
2. 참가자들에게 회의참가 전에 회의목적을 분명히 명시하였는지 알고 참석하게 하였는가?
3. 회의가 정시에 시작해서 정시에 끝났는가?
4. 참가자의 이탈행동(잡담, 지각, 사적인 행위)은 효과적으로 대처하였는가?
5. 지단이 옆길로 빠지는 일이 없이 주제에 초점을 맞춰 진행되었는가?
6. 참가자 모두가 다뤄야 할 문제를 정확히 인식하고 해결방법에 동의하였는가?
7. 의견을 모을 때 한 두 명이 이끌어가지 않고 모든 참가자들의 의견을 모았는가?
Ⅱ-3. 회의 결과를 조치하는 방법
1. 상사에게 회의결과를 보고한다.
-다음 업무를 추진할 때 이러한 보고를 통해서 상사와 공감대를 형성하고 향후 실행단계에서 원활하게 지원을 받을 수 있다.
2. 관련자들에게 회의결과를 회람하게 한다.
-회의 결과에 대해 참석자들과 비참석자들이 알아야 할 부분을 구분하여 해당자에게 회의 결과를 공유하게 할 때 열린 경영이 될 수 있고 이 회의는 효과적인 결과를 낳을 수 있다.
3. 회의 결과에 따른 시행 사항을 실천하게 한다.
좋은 아이디어 발방법
-브레인스토밍(Alex. F. Osborn–오즈번)
일정 주제에 회의형식을 채택하고, 구성원의 자유발언을 통한 아이디어발상기법.
(원리는 ①개인보다 다수의 아이디어가 많다. ②아이디어가 많을 때 우수한 아이디어가 나올 확률이 높다. ③아이디어는 비판을 가하지 않으면 많아진다. ④아이디어가 주제와 일치해야 한다. 등의 원칙이 있다.)
-체크리스트
일정 주제에 회의형식을 채택 구성원의 자유발언을 통한 아이디어발상기법
(체크리스트의 구성요소는 ①다른 용도(기능적, 사용적)로? ②적합화시키면? ③변경하면? ④확대하면? ⑤축소하면? ⑥대체하면? ⑦재정렬하면? ⑧반전하면? ⑨결합하면? 등의 9가지로 구성된다.)
-마인드맵
머릿속의 생각을 거미줄처럼 지도를 그리듯이 핵심어를 이미지화해 펼쳐가는 아이디어발상기법. ‘생각그물 만들기’라고 한다. (연상되는 말 이어가기 놀이처럼 “원숭이 똥구멍은 빨개, 빨가면 사과 사과는 맛있어, 맛있으면 바나나 바나나는 길어, 길으면 기차 기차는 빨라…”처럼 주제와 연관되는 부주제를 선정하고, 부주제에 따른 세부주제에서 연상되는 아이디어를 찾는다.)
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